Das wirtschaftliche Umfeld in dem sich Unternehmen heute befinden, ist oftmals durch raschen technologischen Wandel, Kostendruck und Wettbewerb gekennzeichnet. Erfolgreiche Unternehmen zeichnen sich dabei stets durch rasches Reagieren auf Veränderungen sowie Antizipation von Trends aus. Natürlich mag es in Einzelfällen noch den Unternehmertypus geben, der aus dem Bauch heraus immer richtig entscheidet und ein Meister der spontanen Improvisation ist. Solche Unternehmer sind allerdings Ausnahmeerscheinungen. Fast ausnahmslos steckt hinter erfolgreichen Unternehmen vielmehr ein funktionierendes Risikomanagement und ein sensibles Frühwarnsystem.

Ein Frühwarnsystem ist eine Einrichtung, die aufkommende Gefahren frühzeitig als solche erkennt und die Entscheidungsträger schnell darüber informiert. Durch rechtzeitige Reaktion sollen Gefahren abgewendet oder abgeschwächt werden.

Bei der Einführung eines Frühwarnsystems ist der Konzeptions- und Implementierungsphase besonderes Augenmerk zu schenken. Wie bei fast allen Neueinführungen beginnt man auch hier sinnvollerweise mit einer Bestandsaufnahme. Im Zuge der Bestandsaufnahme muss sich der Unternehmer insbesondere über folgende Punkte im Klaren werden:

• Was sind die kritischen Erfolgsfaktoren?
• Wie messe ich diese Faktoren?
• Wie quantifiziere ich die Chancen und Risiken?
• Was ist an Informationen und Prozessen bereits im Unternehmen vorhanden?
• Wie kontrolliere ich die Wirksamkeit meines Frühwarnsystems?

Kritische Erfolgsfaktoren sind in der Regel immer technologischer Wandel, Mitarbeiter in Schlüsselpositionen, Liefertreue, Kundenzufriedenheit, Informationsmanagement und Finanzierung. Diese Faktoren können auf die unterschiedlichste Weise gemessen werden. Beispielsweise lässt sich die Kundenzufriedenheit sehr gut anhand der Anzahl der eingegangen Beschwerden, der Dauer der Kundenbeziehung sowie der Anzahl der Weiterempfehlungen durch bestehende Kunden messen. Ein Anstieg der Kundenbeschwerden ist regelmäßig ein Zeichen dafür, dass die Kundenzufriedenheit abnimmt und das Risiko des Verlustes von Kunden steigt. Hier sollte ein funktionierendes Frühwarnsystem bereits Alarm schlagen!

Bei diesem Prozess zeigt sich in der Praxis oft, dass Unternehmen durch die intensive Befassung mit wichtigen Fragestellungen wichtige Informationen über sich selbst gewinnen und oft unmittelbar rasche Verbesserungspotentiale ("quick wins") identifizieren.

Hat man diese Fragen für sich beantwortet, kann als Zwischenergebnis eine Strategie für das Frühwarnsystem festgelegt werden. Diese Strategie sollte unbedingt schriftlich dokumentiert werden und die an der Entscheidungsfindung beteiligten Personen sollten ein klares Bekenntnis zur geplanten Ausprägung und den Zielen des Frühwarnsystems abgeben. Ein Informationsaustausch mit externen Beratern kann hier einen wesentlichen Input liefern.

Als nächster Schritt steht dann die Implementierungsphase an. Dabei ist zu beachten, dass der benötigte Zeitraum für den Aufbau eines Frühwarnsystems nicht unterschätzt wird. Je nach Größe ist für diese Phase ein Zeitraum von zwei bis sechs Monaten (bei sehr großen und komplexen Unternehmen mitunter auch noch länger) zu veranschlagen. Zunehmend werden Frühwarnsysteme sehr stark von EDV-Systemen unterstützt. Es ist daher insbesondere dafür Sorge zu tragen, dass die im Frühwarnsystem verarbeiteten Informationen fehlerfrei aus den Daten der Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung usw übernommen werden.

Die Ergebnisse und die Wirksamkeit eines Frühwarnsystems sind einer laufenden Überprüfung zu unterziehen. Es ist daher im Rahmen einer ex-post-Analyse zu fragen, ob die sich als wesentlich heraus gestellten Entwicklungen aus dem Frühwarnsystem abgeleitet werden konnten oder ob hier Entwicklungen verschlafen wurden bzw Informationen falsch interpretiert wurden. Wichtig ist, dass in diesen Prüfprozess nicht ausschließlich jene Personen eingebunden werden, die auch für die Strategie und Implementierung verantwortlich waren. Nur so kann eine objektive Urteilsfindung gewährleistet werden.

Aufbauend auf den Kontrollergebnissen ist eine Verfeinerung, Adaptierung oder unter Umständen auch Neuausrichtung des Frühwarnsystems vorzunehmen.

Abschließend ist auch anzumerken, dass ein gut dokumentiertes Risikomanagementsystem auch bereits sehr kurzfristig Früchte tragen kann und Ihrem Unternehmen letztlich auch Vorteile bei der Erlangung eines guten Ratings bei Banken (Stichwort Basel II) bringt.